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为进一步规范毕业生档案的接收、转递和管理工作，特制定本工作细则。
一、毕业生档案接收
（一）每年在毕业生离校后两周之内，学生处档案管理室将所有毕业生的档案封口、盖章后移交给学校就业指导中心，并提供相应档案的名册和数据库。
（二）档案移交时，学校就业指导中心档案管理员对档案的数量和名单对照名册逐一清点、核对，经双方确认无误后签收。
（三）学校就业指导中心负责毕业生档案的接收和转递。若出现档案材料的漏装、误装等情况，退回学生处重新整理，待档案材料齐全、无误后重新接收。
二、毕业生档案转递
（一）毕业生在离校前必须按规定填好档案寄送地址经学院审核后交学校就业指导中心。学校就业指导中心在接到学生处移交的档案后一个月内通过EMS特快专递的形式寄发，同时，做好相关信息的存档、入库，以备查询。具体情况如下：
1、已签约且用人单位接收档案的将按照协议书上的档案转寄地址转寄档案。
2、研究生、公务员、选调生和村官等的档案将按照调档函的详细要求邮寄档案。
3、办理托管的毕业生档案将转递到湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心。
4、办理人事代理的毕业生档案将转递到人才市场。
5、回原籍的毕业生档案：按照生源所在地档案保管部门要求的档案转寄地址转寄档案，注：有些部门（大部分省外生源所在地）需要开具调档函才能邮寄，具体可以咨询学校就业指导中心。
6、西部计划、援疆援藏等基层就业毕业生档案可以自愿申请由学校就业指导中心保管。待基层就业结果出来以后，毕业生应到学校就业指导中心办理档案转递；逾期未来校办理档案转递的，由学校就业指导中心将遗留档案全部转递回原籍。
（二）零星派遣的毕业生的档案转递：毕业生须持本人的《就业报到证》、毕业证和身份证到学校就业指导中心办理档案转递手续。委托别人办理转递手续的，代办人必须出示自己的身份证、委托人的《就业报到证》、身份证复印件和委托书，方能办理转递手续。
（三）零星派遣的毕业生档案的转递时间一般安排在工作日内办理，节假日和其他时间不受理。
（四）零星派遣的毕业生的档案原则上不能交由学生本人带走，如特殊原因需本人自提的，须凭档案接受单位开具的委托自提的调档函，方能到学校就业指导中心办理自提手续。
（五）因档案转寄地址不详、投递错误或其他原因退回来的毕业生档案，将由学校毕业生就业指导中心暂时保管，待转寄地址查清后将重新投递。两年之后，遗留在学校就业指导中心的档案将全部转递回原籍。
三、档案转递工作要求
（一）无关人员不得随便进入库房。
（二）任何人不得私自将毕业生档案带到公共场合和翻阅档案。
（三）用人单位对毕业生政审需要调阅档案，必须出示单位的介绍信，方可调阅。
（四）毕业生档案在转递的过程中，若出现误传、遗失等情况，毕业生可向学校就业指导中心咨询档案传递的特快专递编号等记录，以方便查找档案的下落。
